O passo #01.01 para a organização e produtividade - A Caixa de Entrada - Método GTD™


Por que vamos falar hoje sobre CAIXA DE ENTRADA?

Bom, porque é o primeiro dos conceitos que precisamos entender para começarmos a nos organizar baseado no método GTD™. Esse conceito é do livro "A arte de fazer acontecer", do David Allen, que fala sobre a metodologia de organização e produtividade GTD™ [ Getting Things Done ].

A caixa de entrada funciona como um “HD externo” da sua mente. Sempre que você lembrar de alguma coisa ou receber alguma demanda é importante que você passe essas coisas imediatamente para alguma de suas caixas de entrada.

O objetivo é manter sua mente livre de preocupações - sabia que mais de 80% dos seus pensamentos são repetitivos, nocíveis ou inúteis? - como diz o David Allen, sua mente foi feita para criar e não para guardar informações.

Mantendo sua mente livre você irá conseguir focar no que realmente é preciso e tomar decisões de forma mais consciente. Tudo para que o seu dia flua da melhor maneira possível.

Mas tem um porém, se você anotou algo em alguma caixa de entrada e esse item voltou ao seu pensamento - SINAL DE ALERTA - isso é um sinal que você ainda não confia 100% no seu sistema de organização e gestão. Mas no começo isso é absolutamente normal, então, apenas não desista.

Gerenciar qualquer sistema é uma questão de habilidade, ninguém nasce sabendo, é preciso praticar!

Por isso, é importante ter o mínimo de caixas de entrada, porque serão menos itens que você vai precisar gerenciar.

Mantenha sua lista de caixas de entrada sempre por perto, para ser seu Checklist diário, porque é importante que você processe suas caixas diariamente.

CALMA, “processar” não é “fazer todos os itens” - depois falaremos mais sobre isso.

Agora que você entendeu por que as caixas de entrada são importantes, vou explicar mais detalhadamente o que de fato elas são no mundo físico.

O que é Caixa de Entrada?

Conceitualmente falando, é uma FERRAMENTA DE CAPTURA, onde entram todas as demandas e informações no seu dia a dia, vamos especificar mais:

Seu WhatsApp, por exemplo, é uma ferramenta de captura, chegam inúmeras informações diariamente das quais você precisa fazer alguma coisa sobre. Certo?

Pensando dessa forma todos os canais por onde as informações chegam até você são caixas de entrada. Vou dar mais uns exemplos de outras caixas de entrada:

Bolsa, sim sua bolsa, onde você guarda sua carteira, documentos, papeis, celular, etc.

Quando você abre a sua bolsa e pega um cartão de visitas que você recebeu em algum evento, por exemplo, isso é uma informação que precisa ser processada - então, sua bolsa é uma caixa de entrada - sem contar os papeizinhos soltos, lixinhos, etc - tudo vai precisar ser processado.

Mais exemplos de caixa de entrada:

Post-it, celular, cadernos, blocos, redes sociais, WhatsApp, caixas de email, bandeja física para papeis, linkedin, sua própria mente trabalha como caixa de entrada.

O ideal, é você ter o mínimo de caixas de entrada possível. Se gosta de escrever a mão, tenha apenas um caderno e não vários bloquinhos, papeizinhos e etc. Mantenha papeis soltos em apenas um local, uma bandeja por exemplo, e não tudo espalhado e solto por aí.

VAMOS COMEÇAR [ AÇÃO ]

01. LISTE SUAS CAIXAS DE ENTRADA

Descreva todas as suas caixas de entrada, pegue os exemplos que escrevi acima para se inspirar. Faça uma lista.

Após ver essa lista, divida o que é caixa de entrada "física" e caixa de entrada "digital".

Física - papel, caderno, post it, etc

Digital - no celular, computador, etc

Elimine as caixas de entrada que for possível, se tiver muitas caixas de entrada físicas como blocos, cadernos, agendas, etc, se concentre no número mínimo possível.

Se atente a apenas as caixas de entrada que restaram, esse é seu novo Checklist diário.

Por hoje, sua tarefa é apenas essa, definir seu Checklist de Caixa de Entrada, nos próximos posts iremos esclarecer os próximo passos (são 05 no total) do método GTD para tornar seu dia a dia mais produtivo e dar um descanso para sua mente!

[ O MEU DIA A DIA NO GTD ]

Veja na imagem abaixo, como tudo isso que escrevi acima se "materializa" no meu dia a dia.

Não se desesperem pelo número de lista, cadernos, itens, ou afins.

Esse sistema que uso é o EVERNOTE, onde POR ENQUANTO estou aplicando a metodologia GTD. Digo "por enquanto" porque ainda está em fase de testes.

No lado direito extrema está marcado com um retângulo vermelho o resultado da minha lista de caixas de entrada, que é o primeiro passo que descrevi nesse post.

EXTRAS:

Notem que essa lista está situada da seguinte forma no meu sistema

CADERNOS > CHECKLISTS > REVISÃO DIÁRIA

Além de estar categorizada nos ATALHOS [shortcuts destacado com um retângulo azul], que são as notas que uso com mais frequência.


#dica #foco #planos #Metas #organização

quem sou eu

Yasmin de 1990, 220v, arquiteta, empreendedora, gestora, meu currículo você encontra aqui.
Amo livros, series e papelaria. Já fui compulsiva por comprar cadernos, hoje tenho prazer em usá-los e lê-los. Busco o tempo todo estar o mais presente possível (para mim esse é o segredo de tudo). Me comunico melhor através de listas, implemento o método GTD na minha vida desde 2016. Branco, preto e cinza. Cores são sazonais na minha vida. Me conecto com tudo que tem consistência e transparência. Eu amo planejamento e entrego todos os meus planos para Deus todos os dias. Sim, um dia dissertarei sobre isso. Me movo através de pequenos passos que ao longo do caminho se despertam em coisas incríveis que nunca imaginaria. Estou aqui para compartilhar meu caminho enquanto me organizo e conquisto minhas metas de vida, e com isso, espero te ajudar a viver um dia de cada vez em direção às suas conquistas!