O passo #02 - Esclarecer - Método GTD™


Oi gente!

Então, como já escrevi aqui no blog, sobre o 1) O que é e qual a importância da caixa de entrada no sistema de organização e sobre 2) Como fazer sua primeira captura, hoje vou escrever um pouco mais como eu efetivamente processo minhas caixas de entrada, ou seja, como eu esvazio minha caixa de entrada.

Ah, para quem não viu esses 2 passos anteriores que linkei acima, sugiro lê-los antes de absorver o que vou escrever neste post.

Esse passo do GTD™ se trata de: esvaziar, processar, usar a caixa de entrada. Tecnicamente no método GTD™ esse é o segundo passo do método que se chama ESCLARECER.

Já é bom antecipar que esse passo “ESCLARECER” é basicamente interligado com o próximo passo #3 que se chama “ORGANIZAR”.

Mas esses passos, #2 e #3, precisam ser explicados de forma separada. Então, a ideia aqui hoje é você entender o passo “ESCLARECER”, nos próximos dias quando eu postar o passo #3 “ORGANIZAR” aí sim você vai por a mão na massa, executando esses dois passos em conjunto. Então, senta, leia, relaxa e aproveite o momento de aprendizado.

Bom, "esclarecer" significa: apenas identificar cada item que você escreveu na sua caixa de entrada, definir o que ele é, o que significa e o que fazer com ele.

NÃO significa: executar a tarefa.

Veja a imagem a seguir para ter uma visão geral do contexto do processo do GTD do David Allen, esse passo consiste na coluna central do diagrama na cor verde.


Esclarecer basicamente é definir o caminho “da caixa de entrada até a próxima ação”.

[ ANTES DE EXPLICAR MAIS CADA PASSO DO PROCESSO ]

AS PRINCIPAIS DIRETRIZES - POR DAVID ALLEN

  1. PROCESSE O ITEM DA SUA CAIXA DE ENTRADA QUE ESTÁ POR CIMA PRIMEIRO E UM DE CADA VEZ

  • O princípio é importante, tudo deve ser igualmente processado. O verbo processar não significa “perder tempo com”. Significa apenas “decidir o que é um item e qual a ação necessária, e então despachá-lo adequadamente;

  • Assim que quebrar essa regra e passar a processar apenas o que quer, em qualquer ordem, invariavelmente vai acabar deixando algumas coisas sem serem processadas;

  • Por isso, as pessoas ficam desconfortáveis se não checam constantemente o conteúdo do computador e do celular;

  • Se as pessoas confiassem que limpariam a caixa de entrada a cada um ou dois dias, não se deixariam dominar pela necessidade de verificá-las o tempo todo.

2. NUNCA PONHA NADA DE VOLTA NA CAIXA DE ENTRADA

  • A saída da caixa de entrada é um caminho sem volta;

  • Na primeira vez que pegar alguma coisa da caixa de entrada, decida o que fazer a respeito dela e para onde ela vai;

  • Nunca a devolva.

Ok, recado dado, um item de cada vez. Decidir. É fácil, mas exige raciocínio.

Voltando ao diagrama do processo:

[ PRIMEIRA PERGUNTA ] DEMANDA AÇÃO?

Ás vezes alguns itens da sua caixa de entrada, simplesmente não irão demandar uma ação.

Um exemplo, vai estar lá na sua caixa de entrada escrito algo do tipo "Show do U2 em 20/07 em São Paulo"

Se você ainda não decidiu se vai ao show, se poderá ir, se terá dinheiro, etc, você não tem o que FAZER em relação à esse assunto. Mas, gostaria de pensar sobre isso novamente no futuro, então a resposta da primeira pergunta seria "não".

Outro exemplo, na sua caixa de entrada física, onde você captura seus papeis, você pode encontrar um cartão de visitas de alguém que encontrou no evento de ontem. Se você não tem um assunto a tratar com essa pessoa, esse item também NÃO demanda ação, você poderá decidir se é um contato relevante e incubar, ou caso não seja relevante, apenas jogar no lixo.

Então, caso você reflita que o item não demanda uma AÇÃO, suas opções para ESCLARECER esse item são apenas 3:

1. LIXO

Essa é uma decisão muito pessoal, o próprio David diz “na dúvida, jogue fora - ou - na dúvida, guarde”.

Avalie se essa informação é realmente útil e se você precisar novamente dela não estará disponível novamente em outro lugar (na internet, por exemplo).

2. INCUBAR

"O objetivo desses procedimento de incubação ou arquivo é dar um meio de tirar os itens da sua cabeça imediatamente e deixar você confiante de que o lembrete de uma possível ação aparecera no momento certo.”

Um panfleto de um show por exemplo, você não sabe se vai poder ir. Será dia 10/06. Seria importante decidir pelo menos até dia 10/05 para poder organizar a viagem. Incube essa informação no seu calendário no dia 10/05.

3. REFERENCIA/ARQUIVO

Não demanda uma ação mas tem valor como informação útil para seus projetos.

Pode ser criada uma pasta dentro do próprio email, pastas no computador, pastas físicas, dependendo de como a informação chegar e como ficar mais fácil para você acessar. Mas o David sempre lembra que ter um sistema de arquivamento que demore mais de 60 segundos para arquivar fará você procrastinar essa ação, então, se atente ao como vai organizar esses itens (no passo #3 será explicado como organizar).

[ E SE DEMANDAR AÇÃO? ]

[ abre colchete - essa parte será melhor explicada no passo #3

Identifique se esse item é um projeto, a definição de “projeto” por David Allen é:

“Qualquer resultado que você se comprometeu a alcançar e que vai precisar de mais de uma ação para ser concluído.”

Se for um projeto, se pergunte:

Qual o resultado esperado? Quando saberei que o projeto está concluído?

Exemplo: na sua caixa de entrada esta escrito “limpar garagem”.

O resultado esperado seria “Garagem limpa e organizada”.

Esse é o nome do seu projeto (enquanto ainda não leu sobre o próximo passo “ORGANIZAR” isso é apenas uma introdução).

fecha colchete - essa parte será melhor explicada no passo #3 ]

Depois disso, chega a prática mais fundamental do GTD:

[ DEFINIR QUAL É A PRÓXIMA AÇÃO ]

Nas palavras do David:

“a “próxima ação” é a próxima atividade física e visível necessária para fazer a situação avançar rumo à conclusão.”

Vamos ver um exemplo do próprio livro do David Allen:

  • Item da caixa de entrada: “limpar a garagem"

  • Você pensa: Bem, só preciso entrar lá e começar. Não, espere um minuto, antes tenho que me livrar da geladeira velha que está lá. Eu devia ver se John vai querer ficar com ela. Eu deveria...

  • Ligar para John para falar da geladeira na garagem = PRÓXIMA AÇÃO

[ É IMPORTANTE SABER ]

Cuidado para não definir uma "próxima ação" que não seja de fato uma "próxima ação", por exemplo, você pode chegar a conclusão que "marcar uma reunião" é a próxima ação necessária para dar andamento a seu projeto.

Mas "marcar uma reunião" não é uma ação física e visível, LIGAR para marcar a reunião ou MANDAR UM EMAIL para marcar a reunião que é de fato uma ação física e visível.

Você pode pensar que essa sútil diferença na forma de descrever a ação não fará diferença nenhuma, MAS SIM, faz TODA a diferença.

Porque ao saber EXATAMENTE COMO fazer a próxima ação fará você organizar essa informação em um CONTEXTO mais adequado [ fará mais sentido quando lerem o Passo #3 Organizar ]

Uma vez decidido qual é a próxima ação, você terá 3 opções:

1. FAZER

Faça neste exato momento, enquanto esclarece sua caixa de entrada, SE, e APENAS SE, essa próxima ação demorar menos de 2 minutos para ser realizada.

2. DELEGAR

Caso você não seja a pessoa mais apropriada para executar a próxima ação

3. ADIAR

Anotar no calendário ou lista próximas ações - será melhor explicado no passo #3 Organizar, agora é apenas decidir para onde este item/ação vai.

Decidido para que "quadradinho" amarelo vai, você realizou o Passo #2 ESCLARECER.

Respire fundo, eu sei, parece complicado e cheio de etapas, MAS EU GARANTO que com a prática tudo fica super natural. É uma habilidade como qualquer outra, só fazendo e praticando pra você ficar super craque! No próximo passo que é ORGANIZAR, tudo isso fará muito mais sentido.

Ah, lembrando novamente, o método GTD vem para SIMPLIFICAR e não para complicar. É meio assustador só porque é uma mudança de hábito, que, assim como qualquer mudança de hábito é assustadora. Então, não culpe o GTD por parecer assustador, é só o nosso cérebro que evita uma mudança mesmo.

O Passo #3 Organizar chegará logo logo.

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#dica #foco #planos #Metas #organização

quem sou eu

Yasmin de 1990, 220v, arquiteta, empreendedora, gestora, meu currículo você encontra aqui.
Amo livros, series e papelaria. Já fui compulsiva por comprar cadernos, hoje tenho prazer em usá-los e lê-los. Busco o tempo todo estar o mais presente possível (para mim esse é o segredo de tudo). Me comunico melhor através de listas, implemento o método GTD na minha vida desde 2016. Branco, preto e cinza. Cores são sazonais na minha vida. Me conecto com tudo que tem consistência e transparência. Eu amo planejamento e entrego todos os meus planos para Deus todos os dias. Sim, um dia dissertarei sobre isso. Me movo através de pequenos passos que ao longo do caminho se despertam em coisas incríveis que nunca imaginaria. Estou aqui para compartilhar meu caminho enquanto me organizo e conquisto minhas metas de vida, e com isso, espero te ajudar a viver um dia de cada vez em direção às suas conquistas!