O passo #04 - Revisar - GTD™


Eu realmente amo falar sobre isso.

Mais um post falando do meu processo de implementação do GTD™ na minha vida...

Para quem ainda não conhece o GTD™ criado pelo David Allen, sugiro entrar no site da empresa Call Daniel, que é a empresa licenciada no brasil pela marca GTD™.

Depois de entender o que é a Caixa de Entrada, Capturar, Esclarecer, preparar sua área para organizar e ler sobre COMO organizar seus itens da Caixa de Entrada, nesse post vou escrever sobre o Passo #04 do método GTD™, que é o passo Revisar seu sistema.

[A IMPORTÂNCIA DE REVISAR ]

Nada adianta um sistema, seja ele GTD ou não, se você não mantê-lo em dia, atualizado.

É como se uma construtora tivesse um projeto executivo para construir uma casa, você acha que, por acaso, ela recebe o projeto da arquiteta olha uma vez e guarda na gaveta e parte para a execução da obra?

É claro que não. A complexidade de uma obra - e da nossa vida - é tão grande que para executar o projetado - ou o planejado - você precisará consultar seu projeto - ou seu sistema - para saber se as coisas estão indo conforme o projetado.

E acredite, toda a obra, construção, empreitada, terão imprevistos e/ou mudanças de projeto. E aí se o projeto estiver na gaveta, sem estar devidamente revisado e atualizado, como você toma decisões sobre o que é prioridade? Sobre o que fazer hoje? Sobre como planejar a semana seguinte?

Por isso a revisão e atualização de um projeto - no caso, seu sistema de organização e planejamento - é tão importante. Se não revisar e não atualizar ele terá a mesma utilidade de um jornal velho e desatualizado - praticamente nenhuma.

Por isso o Passo #04 se trata da Revisão Semanal, um passo crucial para depois de implementar o GTD, dar vida a ele durante a sua vida.

[ COMO FAZER ]

A Revisão Semanal consiste basicamente em revisar e atualizar suas listas. Vou mostrar abaixo um checklist de como o David Allen, autor do método, sugere fazer essa revisão semanal.

1. Coletar papeis e itens por aí:

Aproveite este momento para organizar o ambiente/casa e coloque na sua caixa de entrada tudo o que estiver largado.

2. Esvaziar sua caixa de entrada:

Esse passo você pode relembrar aqui e aqui.

3.Esvaziar sua mente:

Depois de organizar as coisas será que não ficou nada para trás? Aproveite o checklist desse post para ver se não passa nada na sua mente para anotar na sua caixa de entrada.

4.Revisar e atualizar sua lista de próximas ações:

@computador, @escritório, @casa, e quaisquer outros contextos que você criou para as suas próximas ações. Risque o que já fez, transfira para “algum dia/talvez”, se algo pode ser delegado. As ações estão escritas de forma clara?

5. Revisar calendário anterior:

É só uma espiadinha mesmo, veja se não ficou algo pendente ou se olhando o seu calendário você não acaba lembrando de fazer alguma coisas, anotar uma próxima ação, ao ver que participou de uma reunião: será que não surgiu um novo projeto para sua lista de projetos?

6. Revisar calendário futuro:

Dá mesma maneira que o item 5. para dar aquela espiada e ter certeza que está tudo devidamente no seu sistema, e se não estiver, capturar para sua caixa de entrada.

7. Revisar lista @aguardando resposta:

Risque o que já foi feito, entregue, respondido. Nessa revisão normalmente me surgem novas próximas ações depois de alguém ter feito o que eu deleguei. Preste atenção à sua mente.

8. Revisar lista de projetos:

Revise projeto por projeto e cada vez que olhar para um deles pense: “qual a próxima ação?” e atualize sua lista de próximas ações. Verifique também se algum dos projetos não deveria ir para a lista “algum dia/talvez” caso perceba que está muito sobrecarregada e o projeto não seja prioridade. Não caia na tentação de EXECUTAR alguma próxima ação agora. Apenas organize a próxima ação e continue revisando.

9. Revisar a lista algum dia/talvez:

Nesse caso, você pode ver um projeto nessa lista e decidir se engajar nele, e então passar esse projeto para a sua lista de projetos.

E pronto. A revisão pode durar de uma a duas horas. Mas pode durar mais ou menos. Depende de quão focada você está em de fato REVISAR e não executar ou planejar seus projetos e próximas ações.

[ MAIS UMA VEZ ]

Se atente a REVISAR E ATUALIZAR e não EXECUTAR OU PLANEJAR.

[ QUANDO FAZER ]

O David Allen sugere fazer a revisão semanal nas sextas no começo da tarde, assim você ainda tem a tarde de sexta-feira para resolver alguma pendência da semana. Mas não tem regra, faça em um horário que funciona melhor para você, sábado, segunda, o que importa é estar sempre com o sistema atualizado.

[ AÇÃO ]

Copie o checklist acima e crie uma nota chamada “REVISÃO SEMANAL” no seu sistema. Eu sempre acesso esse checklist em toda a minha revisão semanal para garantir que não esqueci de nenhum passo.

Abaixo está um print do meu checklist de Revisão Semanal onde eu faço os passos do GTD, e também alguns passos extras que não fazem parte do método GTD que uso para planejar minha semana seguinte.


#dica #foco #planos #Metas #organização

quem sou eu

Yasmin de 1990, 220v, arquiteta, empreendedora, gestora, meu currículo você encontra aqui.
Amo livros, series e papelaria. Já fui compulsiva por comprar cadernos, hoje tenho prazer em usá-los e lê-los. Busco o tempo todo estar o mais presente possível (para mim esse é o segredo de tudo). Me comunico melhor através de listas, implemento o método GTD na minha vida desde 2016. Branco, preto e cinza. Cores são sazonais na minha vida. Me conecto com tudo que tem consistência e transparência. Eu amo planejamento e entrego todos os meus planos para Deus todos os dias. Sim, um dia dissertarei sobre isso. Me movo através de pequenos passos que ao longo do caminho se despertam em coisas incríveis que nunca imaginaria. Estou aqui para compartilhar meu caminho enquanto me organizo e conquisto minhas metas de vida, e com isso, espero te ajudar a viver um dia de cada vez em direção às suas conquistas!