Como organizar e planejar rotinas mensais e anuais

Sabe aquelas atividades que fazemos uma vez por mês - ou até só uma vez por ano - que às vezes é tão difícil lembrar todo mês ou no dia certo?


Neste post quero tentar de ajudar a organizar melhor aquelas atividades que são rotinas mensais, ou até mesmo anuais. O passo a passo ficou bem detalhado e espero que você consiga atingir a organização e produtividade que tanto espera!


1. Faça uma lista de rotinas mensais

Sim, para começar é bem simples. Defina quais são as atividades que você quer fazer uma vez por mês. Exemplos:

- Planejamento de conteúdo

- Rotinas da casa

- Organizar fotos do celular

- Cartões de crédito

- Planejamento mensal

- Revisar contatos dos corretores

- Enviar anúncio do apartamento

- Scanear papeis

- Etc


2. Defina uma data do mês

Para cada item da sua lista escreva ao lado o dia do mês que deve ser realizado. Exemplo: se for todo o dia 05, anote "05". Ou toda 1a segunda feira, anote "1a segunda". Não complique. Faça isso não tomar espaço.


3. Faça os mesmo Passo #1 para as rotinas anuais, alguns exemplos:

- Checkup médico

- Limpar ar condicionado

- Lavar cortinas

- Revelar fotos

- Revisar guarda roupas

- Drenagem

- Manutenção depilação a laser

- Planejamento financeiro

- Limpeza especializada sofá

- IPVA

- Vermífugo meg (a cada 3 meses)

- Etc


4. Defina o mês do ano

Agora da mesma maneira que você fez no Passo #2 para as rotinas mensais, você vai fazer nas rotinas anuais. Mas agora ao invés de escrever o dia do mês, você vai escrever em qual mês a atividade será realizada - não precisa anotar o DIA, apenas o mês. Exemplo de como ficaria a lista acima:


- Checkup médico - Abril

- Limpar ar condicionado - Dezembro

- Lavar cortinas - Março

- Revelar fotos - Janeiro

- Revisar guarda roupas - Junho

- Drenagem - Novembro

- Manutenção depilação a laser - Novembro

- Planejamento financeiro - Novembro

- Limpeza especializada sofá - Fevereiro

- IPVA - Maio

- Vermífugo meg (a cada 3 meses) - Janeiro - Abril - Julho - Outubro

- Etc


Perceba que para o item trimestral anotei todos os meses do ano.


5. Passe para a sua agenda as rotinas mensais - mas apenas no momento certo

Você não precisa anotar tudo isso na sua agenda agora, para o ano todo. O ideal é que você faça isso APENAS quando fizer o seu PLANEJAMENTO MENSAL. Na hora de começar a planejar o seu mês seguinte pegue a lista de Rotinas Mensais e anote cada atividade no respectivo dia do mês que vem.

Mas por que não posso já planejar para o ano inteiro?

Motivo 1:

Ao longo do tempo você vai adicionar ou remover algum item dessa lista. Então, ter apenas UMA LISTA "oficial" é ideal, e assim, todos os meses você sabe que está planejando com a lista atualizada. Imagina que você resolveu planejar todas as suas rotinas mensais para o ano inteiro na sua agenda. Aí passaram-se 4 meses e você resolve excluir um item. Lá vai você apagar esse item de todos os meses do ano para o qual já tinha planejado. Ou imagine que resolveu adicionar um item. Lá vai você planejar apenas um item para todos os meses da sua agenda. No meio desse entra e sai de rotinas mensais, se você decidir fazer o planejamento para todos os meses de uma vez só, você ainda vai acabar se atrapalhando, esquecendo de anotar, arrumar, ajustar para um mês ou outro, então, fazer o planejamento dessas rotinas APENAS para o mês seguinte garante que você esteja sempre utilizando a lista atualizada e não tem RE-trabalho.


Motivo 2:

Quando você planeja um mês de cada vez, ou seja, esse mês vou planejar apenas o mês que vem, você tem muito mais domínio sobre o que está planejando porque é um planejamento para curto prazo. É muito mais fácil planejar para o curto prazo do que para o longo prazo. Muitos imprevistos e mudanças acontecem ao longo do caminho, então detalhe o planejamento POR DIA apenas um mês de cada vez. Pode ser apareça uma viagem para daqui 3 meses, por exemplo, e aí se você já planejou suas rotinas mensais para todos os meses do ano, lá vai você, refazer todo o planejamento daquele mês, colocar as datas da viagem e reajustar as datas das rotinas. Ou seja: retrabalho.


Não se afobe, planeje um mês de cada vez.

6. Passe para a sua agenda as rotinas anuais

Depois, pegue a lista de Rotinas Anuais e anote cada uma delas no respectivo mês na página do seu Planejamento Anual. O que é essa página? Apenas uma página só onde você vê TODOS OS MESES de uma vez só. Você vai usar essa página de Planejamento Anual depois no seu planejamento mensal. Esse passo sim, você faz uma vez ao ano, porque mesmo que algum item ou outro precise ser reajustado ao longo do ano - isso vai acontecer - o "retrabalho" não é longo, é só passar de uma atividade de um mês pro outro nessa mesma página. Durante o ano você vai perceber que vão surgir outras atividades que acontecem apenas uma vez por ano. Onde anotar? Pegue sua Lista de rotinas anuais e anote lá! Assim, no ano que vem, todas as suas rotinas anuais estão compiladas em um lugar só.


Caso tenha ficado alguma dúvida é só me avisar que estou aqui para ajudar!


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quem sou eu

Yasmin de 1990, 220v, arquiteta, empreendedora, gestora, meu currículo você encontra aqui.
Amo livros, series e papelaria. Já fui compulsiva por comprar cadernos, hoje tenho prazer em usá-los e lê-los. Busco o tempo todo estar o mais presente possível (para mim esse é o segredo de tudo). Me comunico melhor através de listas, implemento o método GTD na minha vida desde 2016. Branco, preto e cinza. Cores são sazonais na minha vida. Me conecto com tudo que tem consistência e transparência. Eu amo planejamento e entrego todos os meus planos para Deus todos os dias. Sim, um dia dissertarei sobre isso. Me movo através de pequenos passos que ao longo do caminho se despertam em coisas incríveis que nunca imaginaria. Estou aqui para compartilhar meu caminho enquanto me organizo e conquisto minhas metas de vida, e com isso, espero te ajudar a viver um dia de cada vez em direção às suas conquistas!